インターネットFAXでWordやExcelを送ってもいい？ | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

「インターネットFAXではWordやExcel形式のまま送信するのは良くない」などと、聞いたことがある方もおられるでしょう。
ならば実際はどうなのか、気になるのは当然です。
そこで今回は、インターネットFAXでWordやExcelを送ってもいいのか、解説していきます。

Word（ワード）やExcel（エクセル）、PowerPoint（パワーポイント）のままでも、インターネットFAXを送信することは可能です。以前はPDFファイルでインターネットFAXを送る仕組みになっていましたが、現在はWordやExcelにも対応しているサービスが増えました。

ただし、現在でもインターネットFAXでWordやExcelを送ると、不具合が出る事象が発生しています。そのため、ファイルをPDFにして送信することを推奨しているケースが多いのです。

インターネットFAXで起こるトラブルの1つに、文字化けがあります。いつも通りに入力したテキストが、カタカナ・アルファベット・数字などが混じった文章になってしまうのです。

文字化けする原因の1つに、エンコードの存在が考えられます。入力したテキストのエンコードがサービスで指定されているものではないと、正常な文章として表示されません。
その場合、インターネットFAX会社指定のエンコードを使うよう、メールソフトなどの設定を変更しましょう。メールソフトがHTML形式で送信する設定になっていると、そういった問題が起きやすいので、テキストのみを送信する形に変えるのもオススメです。

インターネットFAXの送信トラブルが発生する際の、メールのエンコード間違い以外の理由には、文章にアルファベットなどが含まれていることが考えられます。英文は通常全てを半角文字で作成することになりますが、一部に全角文字が混じっていた場合、うまく認識できずに文字化けするようです。

日本語の文章の中に社名や製品名を英語表記するような時も、同じ事象が発生します。その部分だけおかしな表記になったり、その後の文章がすべて文字化けしたりするので、注意しなければなりません。

インターネットFAXでWordやExcelを送信するには、PDFに変換してから送ったほうが無難でしょう。PDF形式でインターネットFAXを送れば、文字化けすることはほとんどありません。

WordやExcelをPDFに変換する方法は簡単です。
ファイルから「名前をつけて保存」といったようなボタンをクリックして、保存形式をPDFに指定。「保存」ボタンをクリックすれば、PDF形式に変換された文書が指定の場所に保存されます。

今回は、インターネットFAXでWordやExcelを送ることについて解説しました。
WordやExcelはインターネットFAXで送信できますが、文字化けするケースもあります。その多くが、エンコードに対応していない文字が文書に含まれていることが原因です。
WordやExcelに対応しているサービスを導入するか、ファイルをPDF形式に変換して、インターネットFAXの文字化けを防止しましょう。