名刺の効果的なファイリングのコツとは！？さまざまな手法をご紹介 | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

　紙の名刺は、昔から使われてきており誰にでも扱いやすく幅広い年齢層に認知されているのは言うまでもありません。可読性にも優れており保管もしやすく情報の保存性は高いと言えます。ファイリングの方法や保管場所など一定のルールがあれば、誰でも閲覧できて整理や管理も簡単であることがメリットです。しかしながら、どんどん増え続けていく名刺は定期的な整理や管理をおこなわないと逆に情報が取り出しにくくなります。管理を続けていくには人手や時間が必要です。また名刺の作成においても、紙という森林資源を使用し、印刷には電力を要し、輸送など環境負荷がかかるといったデメリットがあります。また物理的な名刺管理は、社内共有や本社、支社といった離れた場所での共有ができないのもデメリットであるといえるでしょう。

　紙の名刺は「名刺ホルダー」「名刺用ファイル」といったものに収納するのが一般的です。効果的な分類方法として「大分類」「中分類」「小分類」の三つに分類する方法があります。
100枚以下の比較的少ない枚数の管理方法としては、大分類を「常時やりとりがある取引先」「それ以外」。中分類を「取得した日付順」。小分類を「関心がある順に五十音順」に分けます。小分類の「関心がある」に漏れた取引先は定期的に要不要の検証と処分を行えば、収納枚数も抑えることができます。また「取得した日付順」を採用する事で紐づいた情報とリンクさせることができます。100枚以上の名刺の管理は、まず大分類で「使用頻度」に分けます。そして中分類では「業界・業種別」、小分類で「五十音順」という仕分けを行います。五十音順は会社名か個人名いずれかに統一する事を忘れないでください。

　ここ数年のコロナ禍において、外出が制限されたと同時に営業活動にも制限がかかりました。それにより「ZOOM」などのオンライン上でのやりとりが急激に拡大しました。それとともに「デジタル名刺」も登場しこれから普及がどんどんすすんでいくことでしょう。「デジタル名刺」とはスマホやPC上で交換する名刺を電子化したものです。あらかじめ作成した名刺のデータを送受信します。これにより収納場所が机の中や棚からデバイスに変わり、必要な情報の取り出し、社内での共有化などが簡単に行えます。
　「デジタル名刺」のメリットはなんといっても、低コストとスピーディさであるといえます。紙の名刺では実現が不可能であった社内での共有化や、離れた場所に瞬時に送れるといったことは、まさにオンラインならではといったところです。しかしながらデメリットもあります。通信障害やシステム障害によるデータの消失、またウィルス感染やハッキングによる情報の漏洩といった可能性もあります。データのバックアップやセキュリティ対策の強化が必要となります。どのようなデジタル名刺に管理を行うかは十分な検討が必要となります。

　紙の名刺とデジタル名刺、いずれにしても有効に管理・活用する事で顧客情報を有効に活かしビジネスチャンスの拡大が期待できます。これからますます「デジタル名刺」の普及がすすんでくることは間違いありませんが、どちらにしてもその企業の業務環境に合致した名刺の管理・活用方法を検討していくことが重要です。名刺情報を最大限に活用しビジネス拡大に役立てましょう。