電話対応について解説！ビジネスで役立つマニュアルについても説明します！
電話対応って何？電話対応の基本について理解しよう！
ビジネスにおける電話応対は、会社の印象を左右する大切なコミュニケーションの一環です。だからこそ、マナーや言葉遣いを守ることが大切です。電話対応をする場合は、基本的に窓口担当として対応するつもりでいましょう。 まるで会社の代表として、丁寧に対応することが重要です。
また、メモ用紙や筆記用具、パソコンなど、メモを取るのに必要なものを用意しましょう。相手に敬意を示すため、名前や肩書きに敬称をつけることも大切です。
さらに、ビジネス電話では、相手を呼びかける言葉として、「もしもし」は使わないようにしましょう。
電話に出る時の手順について確認しよう！
電話対応をスムーズに行うためのポイントは、手順に従って対応することです。
まず、電話には3コール以内に出るようにしましょう。これは、3回鳴っても出ない場合は、相手に不快感を与える可能性があるためです。
次に、相手の名前や会社名を聞いて、電話してきた相手の情報を確認しましょう。
また、相手が何のために電話してきたのかを知りたいので、用件を聞きましょう。相手が別の担当者に繋げて欲しいと言ってきた場合は、電話を保留にして30秒以内に担当者に繋げるよう心がけましょう。担当者が不在の場合は、伝言メモを取ることで担当者に情報共有しましょう。さらに、電話を終了する際は、フックスイッチを押して静かに切りましょう。
電話をかける時の手順についても確認しよう！
自分から電話をかける際も、手順に従って対応することでスムーズなコミュニケーションが可能です。まず、何の用件で相手に電話をするのか、あらかじめ整理しておきましょう。
次に、相手の都合に合わせ、適切な時間に電話するようにしましょう。
電話をしたら、最初に自分の名前と所属を伝えるようにしましょう。また、電話に出た相手の名前や会社名を確認することも重要です。あとは、用件を伝えて、電話に出た相手に適切な担当者まで繋げてもらいましょう。
相手が不在の場合は、後でかけ直すか、伝言を依頼しましょう。
電話対応の手順を理解してビジネスに役立てよう！
電話対応の質を高めるためには、プロの電話代行サービスを利用することも一つの方法です。これにより、業務の妨げにならず、高品質な電話応対が可能です。
ビジネスにおける電話対応は、会社のイメージに大きな影響を与えます。正しい言葉遣いとビジネスマナーを守りつつ、効率的な対応を心がけましょう。電話対応に時間を取られる場合は、プロの電話代行サービスも検討してみてください。
