電話代行サービスを導入する前に必要な準備について解説します！
電話代行サービスを導入する前に必要な準備について解説します！の記事をご紹介します。
自社専用の電話番号の有ることを確認する
電話代行サービスを使う前に必要な準備について説明します。電話代行サービスを導入する際は、まず自社で自前の電話番号を持っているかどうかを確認しましょう。電話代行サービスを使用する際は、一般的に自社専用の電話番号が必要となることが多いです。携帯電話の番号があれば電話代行サービスを携帯電話からでも利用することができますが、発信者は携帯の持ち主になってしまうため、固定の電話番号を使用することをお勧めします。
社内で転送システムが準備されていることを確認する
電話代行サービスを導入する際には、社内で電話の転送システムが準備されていることを確認しましょう。電話代行サービスを使用する際には電話転送の設定が必要です。電話転送設定とは、自分たちの電話番号にかかってきた電話を指定した電話番号に転送するシステムのことです。電話転送ができるかは、通信会社に聞いてみましょう。
また、電話代行サービスを提供している企業が受けた電話をどう報告するかについても確認しましょう。代行会社によって受けた電話の報告方法が異なるため、自社で使用しているツールで報告できるサービスを選ぶのがおすすめです。
導入後に備えたマニュアルが準備されていることを確認する
電話代行サービスを導入する際に、社内でよその会社が自社名を名乗ることに反対する人がいるかもしれません。その場合は、まず特定の部署や時間帯に限って試してみてから本格的に全社で導入することがおすすめです。
また、電話代行サービスの過去の導入実績をチェックすることも重要です。電話代行を導入する目的や方法は会社によって異なるため、同じような会社の事例を見てイメージをつかみましょう。
さらに、代行会社からの電話通知をもらってから、対応が終わるまでの流れをしっかり整理することが大切です。誰が対応するかを決め、対応が漏れないようにするための手順を作成しましょう。
導入後の料金についても確認する
最後に、導入したい電話代行サービスの料金は適正かどうかについてもしっかりと確認しておきましょう。電話代行サービスの料金設定は、月額料金以外にも電話の数に応じて追加料金がかかる場合があります。自社が普段どのくらい電話を受信するかを計算して、予算に合うサービスを選びましょう。
また、実際に使ってみないとサービスの質やサポート、使い勝手がわからないこともあるため、無料トライアルがあるサービスは契約前に試してみることがおすすめです。
