働き方改革にペーパーレス化を進める理由とメリット | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

2019年4月より順次施行が始まった「働き方改革法」。 これに伴い、ICTツールを駆使したオフィス改革に取り組む企業が増えています。 柔軟な働き方を実現するテレワークやフリーアドレスオフィス。 社内コミュニケーションを活性化させるビジネスチャットツール。 企業の意思決定を支援するAIやビッグデータの分析など、企業は働きやすい環境や高い生産性を目指し生まれ変わろうとしています。 生産年齢人口の減少が見込まれている日本では、労働力と生産性の向上は課題となっているため企業は時代に合わせ変化していこうとしています。

オフィス業務で作成する書類や資料、金融・保険業務の契約書や製造・生産管理業務の工程表、流通・小売の販促用POP、医療機関のレセプトなど多くの業務で文書は欠かせないものです。 仕事の中心となっているものが、紙のままでは効率的な働き方改革を行うことは難しいと考えられます。 物理的に存在する紙は、保管に場所をとり、すぐに検索したり分析したりすることができません。 また紙そのものを持ち運ぶ必要があり、紛失による情報漏えいのリスクも伴います。 現代のビジネスにおいて、ペーパーレス化は生産性の向上の第一歩となるでしょう。

紙の書類を扱う際は、バインダーやキャビネットを使用し保管します。 電子データも紙の書類と同様に、電子データを保管する場所は必要です。
【メリット】
保存に必要な物理的空間を圧縮できる。 ペーパーレス化を業務効率に繋げるためには、データの保管場所だけでなくそれぞれの業務に合わせたデータ管理の仕組みが必要となります。 単に紙を電子化するのではなく、電子化されたデータを便利に使うためのシステムの構築が必要不可欠です。 また電子データにすることで、検索性の高さもメリットとなります。 プロジェクトに関係する文書を素早く探し出すことなども可能です。

契約書類が多くなりがちな不動産業界や大手の小売・飲食業界の雇用契約などでは、契約業務自体の電子化が進みつつあります。 電子化が進むことで、これまでの契約書を印刷し押印、印紙を貼りつけて郵送という一般的な流れがなくなります。 契約業務を電子化すれば、時間やコストを大幅に削減することが可能です。 また、契約書が必要になった際に素早く見つけ出すことができます。 そして電子データは、紙に比べて紛失や盗難のリスクも少なくなります。