インボイス制度に合わせた業務改善とは | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

2023年10月から開始された、インボイス制度。 インボイス制度が開始されたことで、これを機会に業務改善に取り組んでいる企業が多くなってきました。
DXが進んでいても、請求書を郵送で送る業者が多いのも事実です。 郵送で請求書を発行する場合は、少なくとも3つのステップを踏まなければなりません。
1　請求書の印刷
2　請求書の封入
3　請求書の投函
この作業を月に数百枚以上すると、かなりの手間となります。 また、請求書の発行は月締めで行うことが多く月末から月初にかけて業務量が一気に 跳ね上がります。

オンライン発行では、電子化された請求書をWEBサイトからダウンロードする方法やメールに請求書を添付して送付する方法があります。 オンライン発行に切り替えると、3つのステップの作業がなくなり作業時間が大幅に削減できます。 業務改善を考え、オンライン発行に切り替えている企業が増えてきています。 しかし、請求書の発行は受取側の都合もあり自社の都合だけでは運用できません。 請求書の形式が決まっていたり、請求書以外の帳票として納品書や支払通知書を送らなければいけない場合などもあります。

取引先によっては「オンラインの請求書の発行は受け付けないため、紙で送ってください」と言われてしまうケースがあります。 オンライン発行と紙媒体での発行が混在することになり、取引先ごとの対応が必要となります。 混在することで、業務フローが複雑になり手間になってしまいます。 しかし、紙媒体で請求書を発行するよりもオンライン発行の方が業務効率は高くなります。 紙媒体の発行とオンライン発行が混在することを認識しながら、少しずつ紙媒体の発行の割合が少なくなるように変えていく必要があるでしょう。

郵送代行サービスを利用することで、1番の手間である印刷・封入・投函の作業を省くことが可能です。 また、FAXでの送付を希望してくる取引先に対してFAX送付の対応をしてくれるサービスも存在します。 このような代行サービスを利用することで、業務改善の一歩になるでしょう。 世間はオンライン発行の流れになってきてはいますが、紙媒体での請求書を必要とするところもあり個別対応が必要なのが現実です。 管理するのは一苦労ではないでしょうか。 上手く代行サービスを利用し効率的に業務を行い、改善もしていきましょう。