FAXサーバーとクラウドFAXサービスを比較 | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

見積書や注文書など、あらゆる書類がFAXで届く事業所もあるでしょう。そのような状況であれば、FAX業務で時間を取られるのも当然です。
そこでオススメなのが、FAXの自動化。自社FAXサーバーの運用とクラウドFAXサービスの利用という2つの方法がありますが、果たしてどのような違いがあるのでしょうか。
そこで今回は、FAXサーバーとクラウドFAXサービスについて、2つの特徴などを解説していきます。

自動FAXを導入する際には、以下のことをチェックしておきましょう。

・誰でも使えるか？
いくら性能が高くても、使いこなせるものでなければ効率は上がりません。

・FAXの処理速度は利用量に見合うものか？
1時間にFAX処理を行うのはピーク時で何回か、送信時間は何分までが許容範囲かなどを確認し、それらに見合うものを導入すると良いでしょう。

・BCP対策は満足行くものか？
万が一の障害が発生してもシステムを回復・維持・継続できるように、事業継続計画を策定しておくことが大事です。

ところで、FAXサーバーとクラウドFAXサービスの違いは何でしょうか。

FAXサーバーとは、LANによりFAXを送受信ができる機器を指します。
利用者は、LAN経由で送信したいファイルを転送。FAXサーバーが一時的にファイルを保存して、その後電話回線を通じて指定された宛先へFAXを送る仕組みです。

一方、クラウドFAXサービスでは、自前のFAXサーバーを保有する必要はありません。インターネット回線を経由して、FAXサーバーを使用することにより送受信を行うものです。

FAXサーバーのメリットは、利用状況に応じてUI（ユーザーインターフェース）や送信スペックを変えられることにあります。いわば、カスタマイズできるということです。
また、自前の設備で送受信するため、セキュリティで心配することは少ないでしょう。

ただし、FAXサーバーの導入費用は安くなく、数百万円から数千万円かかることもあります。管理も自前になるため、その分のコストも想定しておかなければなりません。
FAXサーバーの仕様設計はピーク時に合わせる都合上、ピーク時以外はスペックを持て余すことになるでしょう。

クラウドFAXサービスのメリットは、利用量に応じた費用に収められることです。よって、スモールスタートにしたい場合は適しているでしょう。
さらに、専用の機器を使用しないため、場所を取りません。運用管理やBCP対策もサービス提供会社が行うため、人的・時間的コストが、少なくすみます。

デメリットは、サービスに合わせてシステムを構築する必要があることです。また、FAXの送受信はインターネットを経由するため、セキュリティ上のリスクを考慮しなければなりません。


今回は、FAXサーバーとクラウドFAXサービスについて、2つを比較しながらそれぞれのメリットとデメリットを解説しました。
2つにはそれぞれに特徴があり、メリットもデメリットもあります。
自動FAXの導入を検討する際は、利用状況に照らし合わせ、事業所に合うものを選ぶようにしましょう。