FAXを維持するデメリットは？廃止の際に知っておくべきことも解説 | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

FAXをいつまで維持すべきか、お悩みの方は多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化を進めたいものの、現状のままでも利益があれば廃止に踏み切る決心はつかないでしょう。
そこで今回は、FAXを維持するデメリットや、廃止する際に知っておくべきことなどを解説していきます。

顧客や取引先にFAXを利用している人が多いと、FAXをいつまで維持すべきか悩むことになります。
安易にFAXを廃止すれば、利益の大幅減少になりかねません。そうなることを危惧して、FAXを維持すべきか悩むのは当然といえるでしょう。

さらに、FAXで受注や発注を行っていれば、それも理由の1つになりえます。
その場合、無計画にFAXを廃止すれば利益を失うことになるでしょう。よって、簡単にはFAXを廃止できない事業所が多いのが実情です。

その他にも、FAXを使用する現状に不満がない、デジタル化への理解がないなどの理由も挙げられます。

以下のものが、FAXを維持することで生まれるデメリットです。

・維持するコストがかかる
通信費だけでなく、用紙やインクなどの費用もかかります。

・情報管理に時間がかかる
届いたFAXの情報を管理するのに時間がかかるのもデメリットの1つです。
ファイルに保管したり、FAXにある情報を探すのにも時間がかかってしまいます。

・外出先でFAXをチェックしにくい
FAXで送られた情報は、オフィスにいないとチェックできません。
メールなどでFAXを転送してもらうこともできますが、その分手間がかかります。

FAXの廃止や併用の際に知っておくべきことには、以下のものがあります。

・FAX業務の外部委託
FAX業務をアウトソーシングや外部委託にすると、効率が上がるでしょう。生産性が高い他の仕事に集中できるなどのメリットがあります。

・FAXの併用や共存を検討する
FAXを廃止して代わりの手段に切り替えるのは、今までの顧客に負担を強いることになります。なるべく多くの手段を残すことで、顧客に配慮しましょう。

・オンラインで受発注できる仕組みの導入
スマホアプリやオンラインサイトなど、FAX以外でも受発注できる仕組みの導入を検討しましょう。

まずは、OCRでFAXの情報を電子データに変換する技術を導入しましょう。
FAXの廃止などによるペーパーレス化を実現したいのであれば、OCRで紙の上の情報を電子データに変換する技術は不可欠でしょう。

また、FAXの送信や受信を電子化する技術も導入を検討すべきです。特に、FAXを廃止するよりも他の手段と併用したいと考えている事業所であれば、送受信を電子化できる技術の導入を前向きに検討することをおすすめします。


今回は、FAXを維持するデメリットや、廃止する際に知っておくべきことなどを解説しました。
ペーパーレス化を実現するためには、FAXの廃止が不可欠といえるでしょう。しかし、いきなり廃止してしまうと、顧客に多くの負担をかけることになります。
OCRの導入や他の手段との併用など、顧客に配慮した方法を検討してみましょう。