FAX業務はペーパーレス化すべき？それともアウトソーシング？ | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

FAX業務のペーパーレス化により、作業の効率化を図れます。また、DXを推進させるために、FAXのペーパーレス化を第一歩としている事業所が多いようです。
しかし、事業所によっては、必ずしもペーパーレス化が効率化につながるとは限りません。むしろ、アウトソーシングに任せるほうが得策な場合もあるのです。
そこで今回は、FAX業務をアウトソーシングにすることなどについて解説していきます。

FAX業務をペーパーレス化できない時の対処法には、以下のものが考えられます。

・FAX受注業務をすべてアウトソーシングにする
・事務業務全般または一部をアウトソーシングにする

ペーパーレス化する時間や予算が無いのであれば、FAX受注業務をすべてアウトソーシングに切り替える方法があります。アウトソーシングに任せるのと並行して、雇用や人材育成に注力しましょう。
また、事務業務の全部または一部をアウトソーシングにするやり方もあります。事務業務だけでなく事業所全体でも業務内容を精査して、事業の仕組みを再構築するのも良いでしょう。

FAX業務をアウトソーシングにした後は、FAXのペーパーレス化を進めましょう。まずは、アウトソーシングにした業務を優先してペーパーレス化するのがオススメです。
アウトソーシングに任せることで、時間的な余裕が作れます。その間に、ペーパーレス化する際に導入すべきものは何かを検討しておきましょう。
さらに、ペーパーレス化をきっかけとして、事業所のDX推進にも踏み切ると良いでしょう。DX推進の参考とするために、他の事業所がどのようにDX化を進めているかもチェックしてみましょう。

ペーパーレス化やDX化により各部署の業務を効率化できた後は、徐々にアウトソーシングから自社対応に戻すことを検討しましょう。
いきなり大きく転換させるのは、ボトルネックが生じるおそれがあります。作業量が急激増えるなどで業務に支障が出てはいけませんので、段階的に移行するよう入念な計画を立てると良いでしょう。
導入テストを実施したり、導入後に作業時間のデータを取ったりするなど、スムーズな自社対応移行に備えましょう。

ペーパーレス化やDX化を推進する理由の1つに、時間や労力を削減することがあります。しかし、業界によっては、新しい技術の導入により従業員が疲弊する場合もあるのです。
新たな作業手順に慣れるのに時間を要したり、雇用や人材育成が追いつかなかったりする場合には、新しい技術の導入がボトルネックになることもあります。そのような場合には、自社対応から再びアウトソーシングに戻すことを検討しましょう。
アウトソーシングの再利用により、事態を改善するための時間が作れるようになります。その間に、作業手順の再構築などが図れるでしょう。


今回は、FAX業務をアウトソーシングにした後のペーパーレス化などについて解説しました。
事業所によっては、FAXをすぐにペーパーレス化するよりも、まずはアウトソーシングに任せたほうが良い場合もあります。アウトソーシングを利用するのと並行して、ペーパーレス化やDX化に取り組むと良いでしょう。
また、自社対応に戻す際も、徐々に戻していくやり方を進めましょう。業務に支障が出ないことを優先させるべきです。