証憑(しょうひょう)の種類や保存期間について | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

証憑(しょうひょう)とは何を表しているかについてご存じですか？ 今回は証憑について説明していきます。証憑について理解して使用してみましょう。 証憑とは、取引や契約が実際にあったことを証明するための書類のことを指します。 たとえば、商品を買ったり、サービスを受けたりするとき、その証拠として使用することができます。証憑にはいくつかの種類があり、それぞれの法律で保存しなければならない期間が異なります。

証憑と似た書類に帳票というものがあります。 帳票とは、企業の経営状況を把握できる書類です。そのため、帳票書類は企業で良く使用される書類となっています。 では、証憑書類と帳票書類の違いとは一体何でしょうか。その違いは、書類が果たす役割にあります。 証憑書類には客観的な証拠能力が求められます。なぜなら、証憑書類は取引や契約が成立したことをはっきりと証明するための書類として使用されているからです。 一方で、帳票書類は外部との契約を証明するのには使えません。帳票書類は企業自身が使う帳簿や伝票など、企業内でお金の流れや経営状況をまとめるための書類として使用されているからです。

証憑書類は大きく分けて、売上に関係する証憑書類・商品の仕入れに関係する証憑書類・従業員に関係する証憑書類・その他の証憑書類の4つに分類できます。 売上に関係する証憑書類とは、売上に関係する契約や支払いの証拠を示す書類のことを指します。契約書、請求書、領収書などがこれに該当します。 また、商品の仕入れに関係する証憑書類とは、商品を仕入れる際の証拠となる書類。注文書、見積書、納品書などが含まれます。 従業員に関係する証憑書類は、そのまま従業員に関連する書類を指します。給与支払明細書、雇用契約書、賃金台帳などがこれに当たります。 そして、その他の証憑書類とは、上記3点に該当しない書類のことを指します。たとえば、個人事業主の通帳、クレジットカード明細書、賃貸契約書、銀行からの融資の予定表などがあります。

証憑書類は一定の期間保存することが法律で義務付けられています。しかし、保存期間は法律によって異なります。 まず、税法において、法人税法と消費税法では7年の保存が求められます。所得税法では書類や申告者によって期間が異なります。 一方、会社法においては、注文書や契約書、領収書などは10年間保存しなければなりません。この場合、保存期間が長い法律が優先されます。 証憑書類の種類と保存期間を知り、法律に従ってきちんと管理しましょう。証憑書類は取引の信頼性を高め、経営において欠かせないものです。