文書管理の狙いや重視されるワケを解説 | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

文書管理は、会社内の書類やファイルなどの追加・修正の記録を管理したり作成者や更新者、閲覧者を管理したりすることを指します。
【文書管理の狙い】
「文書の所在や文書の利用者を把握できる状態にすること」を狙いとしています。
管理するだけでなく、正しい場所に管理し利用したい時にいつでも取り出せる状態にしておかなければなりません。
また、文書の記録の管理や人の管理、保管期間を過ぎた書類の処理や書類を理解しやすいように分類作業も必要です。

社内文書は、設計書や報告書、手順表、マニュアル、契約関連の書類などさまざまなタイプが存在します。 そして文書ごとに管理場所や管理期間などが定められています。 これは紙媒体のみならず、電子データも同様となります。
社内文書は大きく2つに分類。
1　個人文書
 個人で管理しているもの。
 備忘録やメモなど自身の仕事をスムーズに遂行するために使用します。
2　共有文書
 会社全体で保存・管理を行うもの。
 社員一人ひとりが仕事を行う上で、共有文書の使用は必要不可欠です。

1　サービスの品質向上と顧客満足度のアップに繋がる
 文書やデータが綺麗に整理されていると、問い合わせの対応に要する文書やデータの閲覧を望まれたときに、すぐに見つけることが可能になります。
2　仕事の効率化に繋がる
 中長期的に管理しなければならない文書や仕事を行う上で使用する文書が会社には存在します。
 正しく文書管理をしていれば、必要なデータをすぐに見つけ出すことができます。
3　企業のコンプライアンス強化に繋がる
 会社内文書の中には、顧客の個人情報など外部に流出させてはいけない情報が載っているものが存在します。
 文書管理を正しく行い、情報漏えいなどのリスクを回避しましょう。

文書管理を実際に行うときは、文書管理システムを使用することを推奨します。 文書管理システムを使用することで、さまざまな強みがあります。
1　ペーパーレス化を推進
 文書を紙で管理しなくていい為、ペーパーレス化の推進に。
2　必要な文書の保存や管理が容易に
 文書管理システムで会社内の文書やデータを全て登録しておけば、文書の管理や保存を容易に。
3　必要なデータや情報を迅速に取得可能
 文書管理システムの検索機能を使えば、必要な文書をすぐに見つけ出すことが可能。
4　アクセス制御によりセキュリティを強化できる
 アクセス制御機能を使えば、詳細なアクセス制限の設定が可能。