領収証の最適な保管方法は？ 保管期間終了後はどこへ行く？
領収証の最適な保管方法は？ 保管期間終了後はどこへ行く？の記事をご紹介します。
お店で受け取る領収書は身近に感じる存在がゆえに忘れられがちですが、
金銭の授受の証明として適切に保管することが義務付けられている重要な書類です。
保管期間や保管方法も細かく定められています。
そこで今回は、異なる保管期間と保管方法、保管期間終了後の領収書の行方まで解説していきます。
法人と個人事業主で異なる領収書の保管期間
法律で義務付けられている領収書の保存期間は法人と個人事業主でそれぞれ異なっています。
法人
確定申告書の提出期限の翌日から７年間の保存が義務付けられています。
しかし、赤字となって青色繰越欠損金が発生したり白色申告をした事業年度で災害損失金額が発生した場合には１０年間の保存が必要です。
個人事業主
個人事業主は青色申告か白色申告かで保存期間が異なっており、青色申告の場合は7年、白色申告の場合は5年です。
白色申告者の場合は不動産所得、事業所得などがある人が領収書の５年間保存の対象となり、前前年度の業務に係る雑所得が年間300万円を超える人は領収書を保管する必要があります。
反対に青色申告者で前前年度の所得が300万円以下の人は領収書の保管期間は5年になります。
保管方法は紙か電子で
領収書の保管方法は受け取った領収書が紙か電子かで異なってきます。
紙の場合
紙の領収書を受け取った場合はそのまま紙で保管するか、電子データにして保管するか選ぶことができます。
紙の領収書の保管の仕方にルールはありませんが、社内監査や税務調査の際にすぐに取り出すことができるように、台紙に貼り付けたり小箱に保管したりとみやすいように工夫して保管しましょう。
電子の場合
電子で受け取った領収書に関してはデータ保存が義務化される予定です。
領収書の電子保管の際には、電子データが改竄されていないことを示す「真実性の確保」と保存データを正確に検索できる「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。
上記の要件を満たすことのできる保管を行うようにしましょう。
保管期間終了後の領収書はどうする？
保管期間終了後の領収書は普通に燃えるゴミとして出すことは絶対に避けましょう。
安全な方法としてシュレッダー処分がありますが、大量の領収書の処理には時間も労力もかかり、性能によっては書類内容が判別できてしまうといった問題が発生する可能性もあります。
そういった心配がある場合には、有料で削除の取引を行ってくれる制度を利用するのも良いかもしれません。
電子データを処分する場合には、ファイルサーバーや会計システムが提供する方法に従って確実に削除するようにしましょう。
まとめ
領収書は長期間保存する必要があるため、膨大な量になると予想されます。
紙で領収書を受け取った場合の保管方法は自由ですが、管理方法の簡素化や処理にかかる手間を省くためにも電子保管を検討してみてはいかがでしょうか。
