いつまでもFAXが廃止できない理由とは？解消すべき課題はある？ | バーチャルオフィス名古屋のオールワン

近年は事業所のデジタル化が求められるようになり、FAXの廃止を検討し始めた事業所は多いのではないでしょうか。
しかし、日本ではさまざまな事業所でFAXが定着しているため、なかなか廃止に至りません。
そこで今回は、FAXの廃止に向けて解消すべき課題などについて解説していきます。

現在も、FAXが重宝されている業界は少なくありません。不動産や建築、卸商・物流・飲食・旅館業などでは、今でもFAXを活用している所が多いようです。

これらの業界に共通しているのは、接客などで動き回る作業が多いこと。パソコンの前に座って作業する機会は限られています。
また、DX推進が叫ばれているにもかかわらず、民間に比べてデジタル化が遅れている地方自治体や官公庁もないわけではありません。そのような所では、今もFAXを重宝しています。

FAXをどうしても廃止できない理由は、以下のことが考えられるでしょう。

・取引先の希望
事業所がFAX廃止を望んでいても、取引先や顧客などがFAXの存続を希望すれば、FAXを継続せざるをえません。

・業務フローの改善が必要
FAXを廃止すれば、業務フローの見直しや新たなシステムの導入などが必要になります。

・デジタル技術がなくても不便ではない
FAXで事足りるならば、FAXを廃止する必要性は感じないでしょう。

・EDIやウェブ受発注システムを導入しにくい
EDI（電子データ交換）やウェブ受発注システムの導入が難しいため、FAXの廃止には至らない事業所が多いようです。

以下のものが、FAXを廃止できないと起こりうるデメリットです。

・リモートワークが難しい
従来のFAXのままではFAXの内容を確認するために出社しなければならず、リモートワークが難しくなります。

・DX推進を実現できない
政府がハンコの廃止や脱FAXを推進しているため、FAXを使用する場面は減っていくでしょう。そのため、今後は公的な手続きをする際に支障が出る可能性もあります。

・競合他社に対抗できない
FAXを廃止できなければ、デジタル化が進まないばかりか、競合他社に対抗できなくなるでしょう。

FAXを廃止できない事業所は、以下の課題を解消する必要があります。

・惰性でFAXを残している
FAXが便利であるがゆえ、惰性でそのまま使用を続けている事例が多いのではないでしょうか。

・デジタル化の必要性を感じていない
デジタル化しなくても不便ではないかもしれませんが、デジタル化により多くのメリットを得られます。今一度FAXを継続する場合と廃止した場合を比較して、業務フローの見直しを 検討してみましょう。

・FAX業務の効率化への取り組みが不十分
チャットやメール、WEB-EDIなど、事業所間のコミュニケーションを効率化できるサービスは数多くあります。


今回は、FAXの廃止に向けて解消すべき課題などを解説しました。
FAXを廃止できない事業所は、それぞれ廃止できない事情を抱えています。
しかし、それぞれの課題を解決できないと、FAXの廃止や事業所のデジタル化は実現できないでしょう。
FAXを廃止できないとデメリットは多いため、取引先などと協力しながら、FAXの廃止に向けて一歩踏み出しましょう。